English version below.

Dernière mise à jour : 27 octobre 2026

1. Qui est responsable, et à qui écrire

koneq (REQ 2281519555), 8660 Rue du Défricheur, Mirabel (Québec) J7N 0A7, exploite :

• la boutique koneq.ca (propulsée par Shopify), où vous commandez nos cartes ;
• l'application app.koneq.ca, où vous gérez votre profil numérique, et les pages de profil (app.koneq.ca/p/…) que vos cartes partagent.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels est Léopold Canler, président de koneq.

Pour toute question ou demande : confidentialite@koneq.ca.

Cette politique suit la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25, Québec). Elle remplace toute version précédente.

2. Les renseignements que nous recueillons, et pourquoi

2.1 Si vous commandez dans la boutique

• Ce que nous recevons : nom, courriel, téléphone (facultatif), adresse de livraison et de facturation, contenu de la commande, et, pour une carte sur mesure, les fichiers de design que vous téléversez.
• Votre carte de paiement n'est vue que par Shopify (boutique).
• Pourquoi : traiter, produire, expédier et facturer la commande ; répondre à vos questions.
• Panier abandonné : si vous saisissez votre courriel au paiement sans terminer la commande, Shopify peut vous envoyer un rappel de panier.
• Ce que nous en copions : pour suivre la production, un outil automatisé crée dans notre outil de gestion interne une fiche de production : le numéro de commande, le produit, la quantité, le « nom à afficher » que vous avez saisi, l'adresse de votre fichier de design, le lien web que vous avez indiqué pour votre carte (cartes non numériques) et, pour une carte avec profil numérique, l'adresse de profil réservée pour votre carte. Cette fiche ne contient ni votre courriel, ni votre téléphone, ni votre adresse : votre commande s'y retrouve par son numéro.
• Si votre commande contient une carte avec profil numérique : nous créons pour vous, au moment de la commande, un compte koneq à votre courriel (avec votre prénom et votre nom), et nous réservons l'adresse de votre profil, afin que votre carte soit prête. Vous recevez un courriel d'activation, puis deux rappels (3 jours et 10 jours après la commande) si le profil n'est pas créé. Vous n'avez pas à l'activer. En passant la commande, vous acceptez la présente politique, y compris la création de ce compte. Si vous ne l'activez pas, il est supprimé automatiquement, avec la réservation de votre carte.

2.2 Si vous créez un compte dans l'application

• Compte : courriel et mot de passe. Le mot de passe est protégé par notre service d'authentification : nous ne le voyons pas en clair.
• Profil : prénom, nom, titre, entreprise, présentation (500 caractères), courriel, téléphone, photo, image de couverture, couleur, liens de réseaux sociaux, boutons d'action (appel, texto, courriel, WhatsApp, itinéraire, rendez-vous, avis Google, brochure, lien), questions du formulaire d'échange, campagnes (nom, code et dates) et tout autre élément ajouté à votre profil numérique. Si vous offrez votre page en anglais : aussi votre titre, votre entreprise, votre présentation et le texte de vos boutons en anglais, et la langue d'ouverture de votre page. Vous décidez de ce que vous y mettez.
• Abonnement : un abonnement mensuel ou annuel, payé par carte chez Stripe. Un essai gratuit peut être offert ; s'il l'est, ses conditions (durée, personnes admissibles) vous sont indiquées avant votre inscription ou votre commande. Stripe reçoit votre courriel, un identifiant de compte et la description de l'abonnement (« Profil koneq », vos prénom et nom, l'adresse de votre profil). Nous ne voyons pas votre carte.
• Suivi de vos contacts : le statut (nouveau, contacté, en discussion, gagné, perdu) et les notes que vous écrivez sur un contact reçu par votre profil sont conservés par koneq avec ce contact et supprimés avec lui. Écrivez-y des faits utiles au suivi, pas de renseignement sensible : la personne concernée peut en recevoir une copie si elle demande l'accès à ses renseignements.
• Conditions d'utilisation : en créant un compte, vous acceptez nos conditions d'utilisation, dont la section 10 explique ce que vous vous engagez à faire des coordonnées que des visiteurs vous transmettent.
• Connexion : notre service d'authentification garde l'adresse IP et la date de chaque session de connexion, pour sécuriser votre compte. Une session qui n'a pas servi depuis 90 jours est supprimée automatiquement.
• Pourquoi : vous fournir le profil, le lier à votre carte, facturer, vous écrire au sujet du service, protéger le service contre les abus.

2.3 Si vous êtes membre d'une organisation (compte d'entreprise)

• Votre employeur (l'administrateur) vous invite avec votre courriel. À l'acceptation, votre profil est lié à l'organisation.
• Plusieurs administrateurs. Une organisation peut avoir plusieurs administrateurs. N'importe lequel peut en inviter ou en nommer d'autres, ou retirer ce rôle à un administrateur. Chacun de ces gestes est inscrit dans un journal (qui, envers qui, quand : des identifiants de compte, sans courriel ni nom), conservé tant que l'organisation existe, et l'adresse de facturation de l'organisation en est avisée par courriel (avec le nom de la personne qui a agi et de celle qui est touchée).
• Administrateur sans profil. Un administrateur peut être invité sans profil : il n'a alors ni profil digital ni carte connectée, il n'occupe aucun siège, et il ne fait que gérer l'organisation. Il a un compte (courriel et mot de passe) ; les autres administrateurs ne voient de lui que son courriel. Il peut ajouter un profil plus tard.
• L'administrateur voit votre prénom, votre nom, votre courriel, l'adresse de votre profil et votre photo.
• Contacts partagés. Lorsque le texte d'information montré au visiteur nomme l'organisation, les coordonnées que le visiteur vous transmet par votre profil d'équipe sont aussi visibles par les administrateurs, en lecture seule (jamais le statut ni les notes que vous écrivez). Ce partage est automatique : il fait partie du produit offert par votre employeur. Les contacts reçus avant, et ceux de tout profil individuel, restent à vous seul.
• Intégrations. L'organisation peut faire envoyer ces contacts à son propre système (webhook d'organisation) et peut fermer votre webhook personnel.
• Formulaire et campagnes de l'équipe. Les administrateurs peuvent préparer les formulaires que les visiteurs remplissent sur les profils de l'équipe (les questions sont choisies dans le catalogue de koneq) et des campagnes (un nom, un code et des dates, pour savoir d'où vient un contact). Ils peuvent aussi imposer le même formulaire à tous les profils de l'équipe. S'ils ne l'imposent pas, vous choisissez, parmi les formulaires de l'équipe, celui de votre page ; l'application vous indique quand le formulaire est « défini par » votre organisation.
• Votre employeur est responsable de vous informer qu'il vous inscrit. koneq vous informe aussi par l'invitation.
• Si vous quittez l'organisation, votre profil est désactivé tout de suite. Les contacts partagés avec l'organisation restent à l'organisation (« Ancien membre ») ; votre statut et vos notes sur ces contacts sont effacés. Vos autres contacts (reçus avant le partage) sont supprimés 30 jours après votre départ. Votre profil est ensuite détaché de l'organisation puis supprimé (photos, liens). koneq ne vous écrit pas à votre départ : c'est à votre employeur de vous informer. Votre compte (courriel et mot de passe) est conservé jusqu'à ce que vous demandiez de le fermer.
• Si l'organisation met fin à son abonnement, tous ses contacts, partagés compris, sont supprimés 30 jours après le départ de son dernier membre.
• Pour fermer votre compte ou demander l'effacement : écrivez à confidentialite@koneq.ca. Nous supprimons votre compte, nous avisons l'administrateur et le siège est libéré. Les comptes d'organisation se ferment toujours directement avec nous.

2.4 Si vous échangez vos coordonnées sur le profil de quelqu'un

Voir la section 7.

2.5 Si vous naviguez sur la boutique

Votre appareil, votre navigateur, votre adresse IP et vos pages vues sont enregistrés par Shopify et, si vous y consentez, par Google Analytics et Meta (voir section 9).

2.6 Si vous nous écrivez

Votre nom, votre courriel, votre téléphone (facultatif) et votre message, par le formulaire de la boutique ou par courriel. Nous les gardons le temps de répondre et de suivre la demande.

2.7 Fenêtre promotionnelle et infolettre

Si vous inscrivez votre courriel (et prénom), vous consentez à recevoir nos courriels de marketing. Vous pouvez vous désabonner à tout moment avec le lien dans chaque courriel. Les courriels liés à votre commande ou à l'activation de votre profil (confirmation, activation, rappels, avis de service) sont des courriels de service : ils ne sont pas du marketing.

3. Avec qui nous partageons vos renseignements

Nous ne vendons pas vos renseignements. Nous les confions à des fournisseurs qui agissent pour nous, regroupés ici par catégorie :

Catégorie de fournisseur	Pour quoi	Ce qu'il reçoit	Pays
Plateforme de commerce en ligne et paiement des commandes	Boutique, comptes clients, paiement, livraison	Commande, coordonnées, paiement	Canada, États-Unis
Service de paiement des abonnements	Facturation de l'abonnement du profil numérique	Courriel, nom, description de l'abonnement, carte (saisie chez lui)	États-Unis
Hébergement de l'application et de sa base de données	Comptes, profils, photos, contacts reçus, fonctionnement du site	Compte, profil, photos, contacts reçus, navigation, adresse IP	États-Unis
Envoi de courriels	Courriels automatiques liés à votre commande, votre compte ou votre carte, ou à la gestion des administrateurs d'une organisation	Courriel, nom, contenu du courriel	Union européenne
Outils de gestion interne et d'automatisation	Suivi de la production des commandes, relations avec les entreprises clientes, liaison entre nos systèmes	Voir 2.1	États-Unis, Canada
Copies de sauvegarde chiffrées	Conserver une copie de secours de la base de données et des fichiers	Copie chiffrée de la base de données et des fichiers, 60 jours au plus	États-Unis
Sécurité et protection contre les robots	Vérification anti-robot (à l'inscription et, en cas d'activité inhabituelle, sur le formulaire d'échange de coordonnées d'une page de profil), limite du nombre de tentatives	Adresse IP, signaux du navigateur, identifiant de compte ; pour les échanges de coordonnées et les clics sur les boutons d'action, une empreinte de l'adresse IP (pas l'adresse elle-même)	États-Unis et réseau mondial
Personnalisation des produits à l'achat	Champs personnalisés, téléversement du design	Fichiers de design téléversés à la commande	Royaume-Uni
Mesure d'audience et publicité, seulement avec votre consentement	Statistiques de visite, publicité	Pages vues, identifiants de témoin	États-Unis

Pour certaines fonctions (paiement accéléré, compte Shop), Shopify agit comme responsable de ses propres traitements : voir sa politique à shopify.com/legal/privacy et son portail privacy.shopify.com.

Nous pouvons aussi communiquer des renseignements si la loi l'exige, ou lors d'une vente de l'entreprise, sous les mêmes protections.

4. Où sont vos renseignements

Vos renseignements peuvent être hébergés et traités à l'extérieur du Québec, notamment au Canada, aux États-Unis, dans l'Union européenne et au Royaume-Uni. Avant de communiquer des renseignements hors Québec, nous avons évalué les risques et nous exigeons de nos fournisseurs une protection adéquate.

5. Combien de temps nous les gardons

Nous gardons vos renseignements seulement le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou le temps que la loi l'exige. Ils sont ensuite supprimés ou anonymisés.

Les comptes et les profils que vous ne réclamez pas, les invitations expirées et les renseignements des personnes qui ont quitté une organisation sont supprimés automatiquement. Quand un membre quitte une organisation, ses contacts qui ne sont pas partagés avec l'organisation sont supprimés 30 jours après son départ ; ceux d'une organisation qui met fin à son abonnement, partagés compris, le sont 30 jours après le départ de son dernier membre. Les coordonnées reçues par une carte sont supprimées de notre base au plus tard 12 mois après leur envoi, sans prolongation : la durée exacte est celle annoncée dans le texte d'information affiché avant l'envoi (voir la section 7). Le statut et les notes que le titulaire écrit sur un contact sont supprimés en même temps que lui. Les signalements d'un formulaire sont supprimés 12 mois après leur traitement. Les statistiques de consultation des pages de profil (des compteurs agrégés, sans aucun identifiant) sont gardées par jour pendant 90 jours, puis regroupées par mois, aussi longtemps que le profil existe ; elles sont supprimées avec lui. Le journal des gestes des administrateurs d'une organisation (des identifiants de compte seulement) est conservé tant que l'organisation existe, puis supprimé avec elle. Des copies de sauvegarde chiffrées de notre base de données sont conservées jusqu'à 60 jours, puis détruites. Les sessions de connexion (adresse IP et dates) sont supprimées automatiquement après 90 jours sans usage. La trace d'un effacement (la date, le nombre de renseignements effacés et une empreinte irréversible du courriel) est conservée 3 ans. Pour connaître la durée de conservation qui s'applique à vos renseignements, écrivez-nous à confidentialite@koneq.ca.

6. L'adresse de votre profil

• L'adresse de votre profil (app.koneq.ca/p/…) est une suite de 8 caractères aléatoires, générée par le système. Elle ne contient pas votre nom, vous ne la choisissez pas, et elle ne change pas, car elle est encodée dans votre carte physique.
• Quiconque tape votre carte, ou connaît l'adresse, voit votre profil tant que votre abonnement est actif et votre carte activée. Sinon, le profil est masqué : seule une page d'attente s'affiche, sans votre nom, votre courriel ni votre téléphone.
• Ce que vous mettez dans votre profil est public à ce moment-là : choisissez-le en conséquence. Vos photos sont accessibles par leur adresse.
• Les adresses créées avant le 5 octobre 2026 ont pu être choisies par leur titulaire et contenir un nom.
• Dans un compte d'organisation, l'adresse d'un membre est aussi aléatoire : ni le membre ni l'administrateur ne la choisissent.
• Page en français ou en anglais : le titulaire d'une carte peut offrir sa page en anglais. Un bouton FR | EN apparaît alors en haut de la page, et le titulaire choisit la langue dans laquelle elle s'ouvre. La langue est décidée à chaque visite : nous ne gardons aucun témoin ni aucune préférence de langue, et nous ne lisons pas la langue de votre navigateur.

7. Si vous échangez vos coordonnées avec le titulaire d'une carte

Cette section s'adresse à vous si vous avez rempli le formulaire « Échanger nos informations » sur un profil.

• Ce que vous donnez : prénom, nom, courriel et, selon le formulaire du titulaire, téléphone, entreprise et titre (certains sont facultatifs), ainsi que vos réponses aux questions que le titulaire (ou, pour un profil d'équipe, l'organisation) a choisi de poser (par exemple votre besoin ou votre échéancier). Nous gardons aussi la langue de la page, la campagne ou la provenance du lien utilisé (par exemple un code QR affiché à un salon) et la version du texte d'information qui vous a été montrée.
• Protection contre les abus : pour repérer les envois automatisés, nous comptons brièvement les tentatives à partir d'une empreinte de votre adresse IP (voir la section 9). Si une activité inhabituelle est détectée, une vérification anti-robot vous est demandée avant l'envoi.
• Qui les reçoit : la personne dont vous avez ouvert le profil (le titulaire de la carte) reçoit un courriel récapitulatif qui contient votre nom, votre courriel et, si vous l'avez donné, votre téléphone. Les autres renseignements (entreprise, titre, réponses aux questions, campagne ou provenance du lien) ne sont pas dans le courriel : il les consulte, et peut tout exporter, depuis son tableau de bord. Il peut aussi les conserver dans ses propres outils (copies, exportations, outils de gestion) : il est alors responsable de leur protection et de leur durée de conservation. Il peut aussi faire envoyer automatiquement chaque nouveau contact à son propre système (webhook), sous sa responsabilité ; cet envoi ne contient ni statut ni note. Pour un profil d'organisation, le texte d'information nomme aussi l'organisation, dont les administrateurs reçoivent ces coordonnées. koneq les conserve aussi dans sa base et envoie le courriel par notre service d'envoi de courriels.
• Aucune sollicitation : le titulaire s'engage, dans nos conditions d'utilisation, à n'utiliser vos coordonnées que pour répondre à votre demande et vous recontacter à ce sujet, et reste responsable du respect de la Loi canadienne anti-pourriel.
• Suivi par le titulaire : le titulaire peut noter un statut (par exemple « contacté ») et des notes sur votre contact ; koneq les conserve avec vos coordonnées et ne les utilise que pour ce suivi. Ils sont supprimés en même temps que vos coordonnées et, si vous demandez l'accès à vos renseignements, nous vous en remettons une copie.
• Combien de temps : voir la section 5. Nous les supprimons de notre base au plus 12 mois après votre envoi, sans prolongation ; la durée exacte est celle annoncée dans le texte d'information qui vous a été montré. Un nouvel envoi de votre part est une nouvelle collecte, avec sa propre durée. Les copies que le titulaire a faites (courriel, exportation, outils de gestion) sont sous sa responsabilité.
• Responsables : le titulaire de la carte et koneq sont responsables ensemble de ces renseignements, car le titulaire y a aussi accès.
• Pour retirer vos renseignements ou y accéder : écrivez à confidentialite@koneq.ca avec le courriel utilisé. Nous les supprimons de notre base et nous demandons au titulaire de supprimer les siens.
• Signaler un formulaire : si le formulaire vous semble demander des renseignements inappropriés ou tromper les gens, le lien « Signaler ce formulaire » vous permet de nous le signaler. Le signalement est anonyme : une catégorie et un message facultatif, sans courriel ni adresse IP. koneq peut désactiver un formulaire signalé. Un signalement traité est supprimé 12 mois plus tard.
• Âge : ce formulaire s'adresse aux personnes de 14 ans et plus.

Mention brève affichée dans le formulaire :

Vos coordonnées sont transmises à [prénom et nom du titulaire] pour que [prénom] puisse vous recontacter. koneq les garde au plus 12 mois, puis les supprime. [prénom] peut aussi les conserver dans ses propres outils, et en est alors responsable. Elles sont hébergées à l'extérieur du Québec. Détails et vos droits (panneau détaillé dans l'application, avec le lien vers la politique)

Même mention en anglais (page en anglais) :

Your contact details are sent to [first and last name of the cardholder] so [first name] can get back to you. koneq keeps them for up to 12 months, then deletes them. [first name] may also keep them in their own tools, and is then responsible for them. They are hosted outside Québec. Details and your rights (detailed panel in the application, with the link to the policy)

Profiles that do not yet have this new notice still show: "Your contact details are sent to [first name of the cardholder] and kept by koneq for up to 6 months."

8. Vos droits, et comment les exercer

Vous pouvez demander :

• l'accès à vos renseignements et une copie (dans un format technologique usuel) ;
• la correction de renseignements inexacts ;
• l'effacement ou la cessation de leur utilisation, dans la mesure où la loi ne nous oblige pas à les garder ;
• le retrait de votre consentement.

Comment : écrivez à confidentialite@koneq.ca. Nous pouvons vous demander de prouver votre identité. Nous répondons dans les 30 jours. Nous vous disons ce que nous avons fait, et ce que nous gardons et pourquoi. Si notre réponse ne vous convient pas, vous pouvez porter plainte à la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca).

Pour une demande qui concerne des coordonnées reçues par une carte, nous vous répondons à l'adresse courriel concernée et, pour un effacement, nous vous demandons de le confirmer par réponse. Nous supprimons vos renseignements de notre base, nous demandons au titulaire de supprimer les siens, et nous gardons pendant 3 ans une trace de l'effacement : la date, le nombre de renseignements effacés et une empreinte irréversible de votre courriel (pas votre courriel). La copie de vos renseignements comprend, le cas échéant, le statut et les notes que le titulaire a écrits à votre sujet.

Vos données de commande sont aussi chez Shopify, qui offre son propre portail : privacy.shopify.com. Les données de paiement sont chez Stripe.

9. Témoins et technologies de suivi

• Témoins nécessaires : session de connexion (app.koneq.ca), panier (boutique), sécurité. Ils ne demandent pas votre consentement.
• Témoins de mesure et de publicité : Google Analytics et Meta (Facebook) sur koneq.ca, installés par les applications Shopify « Google & YouTube » et « Facebook & Instagram ». Ils ne démarrent qu'après votre accord, par la bannière affichée à votre première visite. Vous pouvez changer d'avis en tout temps.
• L'application et les pages de profil n'utilisent ni Google Analytics ni Meta.
• Mesure des consultations des pages de profil : chaque page de profil compte, de façon agrégée, le nombre de consultations de la page, de téléchargements de la fiche contact, d'échanges de coordonnées et de clics sur les boutons d'action (le type du bouton seulement : jamais le numéro, le courriel ni l'adresse), par jour, selon la provenance du lien (carte NFC, code QR, etc.) et la langue de la page. Aucun témoin, aucun identifiant de visiteur, aucune adresse IP et aucun agent de navigation ne sont conservés : seul un compteur augmente. Les robots et les aperçus de liens ne sont pas comptés. Ces chiffres sont visibles du titulaire de la carte.
• Limite des clics : pour empêcher qu'un script gonfle ces compteurs, les clics sur les boutons d'action sont limités par une empreinte de votre adresse IP (un calcul à sens unique fait avec une clé secrète) qui s'efface d'elle-même après quelques minutes.
• À l'inscription, un service anti-robot vérifie que vous n'êtes pas un robot.
• Sur le formulaire « Échanger nos informations » d'une page de profil, cette vérification n'apparaît que si une activité inhabituelle est détectée (beaucoup de tentatives depuis une même adresse ou vers un même profil). Pour la repérer, nous comptons les tentatives pendant quelques minutes à partir d'une empreinte de votre adresse IP, c'est-à-dire un calcul à sens unique fait avec une clé secrète : ces compteurs ne contiennent pas votre adresse IP elle-même. Chaque empreinte s'efface d'elle-même peu de temps après.

10. Sécurité et incidents de confidentialité

Nous protégeons vos renseignements par des accès restreints, le chiffrement des échanges, et la séparation des données. Aucune mesure n'est parfaite.

Un incident de confidentialité est un accès, une utilisation ou une communication non autorisés, ou la perte d'un renseignement. Nous tenons un registre des incidents. Si un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d'accès à l'information et les personnes touchées avec diligence.

11. Supprimer votre compte

Vous pouvez supprimer vous-même votre compte koneq, à tout moment, depuis votre tableau de bord (« Supprimer mon compte »). La suppression est immédiate et irréversible : il n'y a ni délai de réflexion ni annulation. Pour la confirmer, il faut relire ce qui va se produire, recopier une phrase de confirmation (« supprimer definitivement ») et, si votre connexion date de plus de 5 minutes, saisir votre mot de passe.

Ce qui est supprimé tout de suite :

• vos profils, et donc le fonctionnement de vos cartes physiques : elles ne peuvent pas être réactivées ;
• vos photos (avatar et couverture) ;
• les coordonnées des personnes qui ont échangé avec vous par vos cartes ;
• les statistiques de consultation de vos pages ;
• votre accès à koneq et votre mot de passe ;
• et résilie immédiatement votre abonnement, sans remboursement de la période déjà payée.

Les adresses de vos photos peuvent rester visibles au plus une heure, le temps que le cache de notre hébergeur se vide.

Ce qui n'est pas supprimé automatiquement :

• Stripe conserve l'historique de facturation : factures, courriel, nom, et l'adresse de votre carte dans la description de l'abonnement ;
• Shopify conserve l'historique de vos commandes ;
• notre fiche de production interne conserve le numéro de votre commande, le nom à afficher sur votre carte et le lien de votre design, sans votre courriel ni vos coordonnées ;
• notre service d'envoi de courriels conserve, pour une durée limitée par ce service, la trace des courriels automatiques envoyés ;
• les données de facturation sont conservées pour les besoins comptables, pendant la durée que la loi impose.

La trace de la suppression : pour pouvoir vous confirmer plus tard que la suppression a eu lieu, koneq garde pendant 3 ans la date, ce qui a été supprimé, et une empreinte irréversible et salée de votre courriel (pas le courriel, pas le nom). Elle reste un renseignement personnel, car qui détient votre courriel et notre clé secrète peut retrouver la ligne : c'est ce qui permet de répondre à votre vérification.

Demander l'effacement de ce qui reste : écrivez à confidentialite@koneq.ca. Nous effaçons ce que la loi ne nous oblige pas à garder, et nous vous répondons avec la liste de ce qui est effacé et de ce qui est conservé, avec la raison.

Comptes liés à une organisation : les administrateurs ne se suppriment pas en libre-service (la fermeture touche l'équipe et la facturation). Un membre simple peut demander son effacement à confidentialite@koneq.ca (voir 2.3). Les contacts partagés avec l'organisation ne sont pas supprimés avec le profil d'un membre : ils restent à l'organisation.

12. Mineurs

Nos services (compte, abonnement) s'adressent aux adultes. Le formulaire « Échanger nos informations » s'adresse aux personnes de 14 ans et plus. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements de personnes de moins de 14 ans sans l'accord de leur parent ou tuteur. Si vous êtes parent et pensez que votre enfant nous a transmis ses coordonnées, écrivez-nous : nous les supprimons.

13. Gouvernance de vos renseignements

La personne responsable (Léopold Canler, président), répond des renseignements personnels que koneq détient.

• Rôles : la personne responsable décide des fins pour lesquelles koneq recueille et utilise des renseignements, approuve cette politique et les pratiques décrites ici, tient le registre des incidents et répond aux demandes. Les fournisseurs de la section 3 n'agissent que selon nos instructions, par contrat écrit.
• Conservation et destruction : voir la section 5. Les contacts reçus par une carte sont supprimés automatiquement une fois leur durée écoulée, les comptes et profils non réclamés aussi, et la suppression d'un compte est immédiate.
• Incidents : nous tenons un registre des incidents de confidentialité et nous avisons la Commission d'accès à l'information et les personnes touchées quand la loi l'exige (section 10).
• Plaintes : écrivez à confidentialite@koneq.ca. La personne responsable examine la plainte, vous répond par écrit dans les 30 jours en disant ce qui a été fait et pourquoi, et corrige la pratique en cause s'il y a lieu. Vous pouvez aussi vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec.
• Révision : cette politique et ces pratiques sont revues au moins une fois par année, et chaque fois qu'une nouvelle fonction touche des renseignements personnels (nous évaluons alors ses effets sur la vie privée avant de l'offrir).

14. Modifications

Nous pouvons modifier cette politique. La date en haut change, et nous vous avisons des changements importants (courriel ou avis sur le site) avant leur application.

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Privacy Policy

English version. The French version above is the original text.

Last updated: October 27, 2026

1. Who is responsible, and who to write to

koneq (REQ 2281519555), 8660 Rue du Défricheur, Mirabel (Québec) J7N 0A7, operates:

• the store koneq.ca (powered by Shopify), where you order our cards;
• the application app.koneq.ca, where you manage your digital profile, and the profile pages (app.koneq.ca/p/…) that your cards share.

The person responsible for the protection of personal information is Léopold Canler, president of koneq.

For any question or request: confidentialite@koneq.ca.

This policy follows the Act respecting the protection of personal information in the private sector (Law 25, Québec). It replaces any earlier version.

2. The information we collect, and why

2.1 If you order in the store

• What we receive: name, email, phone number (optional), shipping and billing address, order contents and, for a custom card, the design files you upload.
• Your payment card is seen only by Shopify (store).
• Why: to process, produce, ship and invoice the order; to answer your questions.
• Abandoned cart: if you enter your email at checkout without completing the order, Shopify may send you a cart reminder.
• What we copy from it: to track production, an automated tool creates a production record in our internal management tool: the order number, the product, the quantity, the "display name" you entered, the address of your design file, the web link you gave for your card (non-digital cards) and, for a card with a digital profile, the profile address reserved for your card. This record contains neither your email, nor your phone number, nor your address: your order is found there by its number.
• If your order contains a card with a digital profile: we create a koneq account for you at the time of the order, under your email (with your first and last name), and we reserve your profile address, so that your card is ready. You receive an activation email, then two reminders (3 days and 10 days after the order) if the profile has not been created. You do not have to activate it. By placing the order, you accept this policy, including the creation of this account. If you do not activate it, it is deleted automatically, along with the reservation of your card.

2.2 If you create an account in the application

• Account: email and password. The password is protected by our authentication service: we do not see it in clear text.
• Profile: first name, last name, title, company, presentation (500 characters), email, phone number, photo, cover image, color, social media links, action buttons (call, text message, email, WhatsApp, directions, appointment, Google review, brochure, link), questions of the exchange form, campaigns (name, code and dates) and any other element added to your digital profile. If you offer your page in English: also your title, company, presentation and button texts in English, and the language in which your page opens. You decide what you put in it.
• Subscription: a monthly or annual subscription, paid by card through Stripe. A free trial may be offered; if it is, its terms (length, who is eligible) are shown to you before you sign up or order. Stripe receives your email, an account identifier and the description of the subscription ("koneq Profile", your first and last name, your profile address). We do not see your card.
• Follow-up of your contacts: the status (new, contacted, in discussion, won, lost) and the notes you write about a contact received through your profile are kept by koneq with that contact and deleted with it. Write facts that are useful for the follow-up, not sensitive information: the person concerned may receive a copy if they ask for access to their information.
• Terms of use: by creating an account, you accept our terms of use, whose section 10 explains what you commit to do with the contact details that visitors send you.
• Sign-in: our authentication service keeps the IP address and the date of each login session, to secure your account. A session that has not been used for 90 days is deleted automatically.
• Why: to provide you with the profile, link it to your card, invoice, write to you about the service, protect the service against abuse.

2.3 If you are a member of an organization (business account)

• Your employer (the administrator) invites you using your email. When you accept, your profile is linked to the organization.
• Several administrators. An organization can have several administrators. Any of them can invite or appoint others, or remove that role from an administrator. Each of these actions is recorded in a log (who, toward whom, when: account identifiers, with no email or name), kept for as long as the organization exists, and the organization's billing address is notified by email (with the name of the person who acted and of the person concerned).
• Administrator without a profile. An administrator can be invited without a profile: they then have no digital profile and no connected card, they take up no seat, and they only manage the organization. They have an account (email and password); the other administrators see only their email. They can add a profile later.
• The administrator sees your first name, last name, email, your profile address and your photo.
• Shared contacts. When the information notice shown to the visitor names the organization, the contact details that a visitor sends you through your team profile are also visible to the administrators, read-only (never the status or notes you write). This sharing is automatic: it is part of the product offered by your employer. Contacts received before, and those of any individual profile, remain yours alone.
• Integrations. The organization can have these contacts sent to its own system (organization webhook) and can turn off your personal webhook.
• Team form and campaigns. The administrators can prepare the forms that visitors fill in on the team's profiles (the questions are chosen from koneq's catalogue) and campaigns (a name, a code and dates, to know where a contact comes from). They can also require the same form on every profile of the team. If they do not, you choose your page's form from among the team's forms; the application tells you when the form is "defined by" your organization.
• Your employer is responsible for informing you that it is enrolling you. koneq also informs you through the invitation.
• If you leave the organization, your profile is deactivated immediately. Contacts shared with the organization stay with the organization ("Former member"); your status and notes on those contacts are erased. Your other contacts (received before the sharing) are deleted 30 days after you leave. Your profile is then detached from the organization and deleted (photos, links). koneq does not write to you when you leave: it is up to your employer to inform you. Your account (email and password) is kept until you ask to close it.
• If the organization ends its subscription, all of its contacts, shared ones included, are deleted 30 days after its last member leaves.
• To close your account or request erasure: write to confidentialite@koneq.ca. We delete your account, we notify the administrator and the seat is freed. Organization accounts are always closed directly with us.

2.4 If you exchange your contact details on someone's profile

See section 7.

2.5 If you browse the store

Your device, your browser, your IP address and the pages you view are recorded by Shopify and, if you consent, by Google Analytics and Meta (see section 9).

2.6 If you write to us

Your name, your email, your phone number (optional) and your message, through the store's form or by email. We keep them for as long as it takes to answer and follow up on the request.

2.7 Promotional window and newsletter

If you enter your email (and first name), you consent to receive our marketing emails. You can unsubscribe at any time with the link in each email. Emails related to your order or to the activation of your profile (confirmation, activation, reminders, service notices) are service emails: they are not marketing.

3. Who we share your information with

We do not sell your information. We entrust it to providers that act on our behalf, grouped here by category:

Category of provider	What for	What it receives	Country
Online commerce platform and order payment	Store, customer accounts, payment, delivery	Order, contact details, payment	Canada, United States
Subscription payment service	Billing of the digital profile subscription	Email, name, subscription description, card (entered with the provider)	United States
Hosting of the application and its database	Accounts, profiles, photos, contacts received, operation of the site	Account, profile, photos, contacts received, browsing, IP address	United States
Email sending	Automatic emails related to your order, your account or your card, or to the management of an organization's administrators	Email, name, content of the email	European Union
Internal management and automation tools	Order production tracking, relations with business customers, link between our systems	See 2.1	United States, Canada
Encrypted backup copies	Keeping a safety copy of the database and files	Encrypted copy of the database and files, 60 days at most	United States
Security and bot protection	Anti-bot verification (at sign-up and, in case of unusual activity, on the contact exchange form of a profile page), limit on the number of attempts	IP address, browser signals, account identifier; for contact exchanges and button clicks, a fingerprint of the IP address (not the address itself)	United States and worldwide network
Product personalization at purchase	Custom fields, design upload	Design files uploaded with the order	United Kingdom
Audience measurement and advertising, only with your consent	Visit statistics, advertising	Pages viewed, cookie identifiers	United States

For certain features (accelerated checkout, Shop account), Shopify acts as the party responsible for its own processing: see its policy at shopify.com/legal/privacy and its portal privacy.shopify.com.

We may also disclose information if the law requires it, or in the sale of the business, under the same protections.

4. Where your information is

Your information may be hosted and processed outside Québec, in particular in Canada, the United States, the European Union and the United Kingdom. Before disclosing information outside Québec, we have assessed the risks and we require adequate protection from our providers.

5. How long we keep it

We keep your information only as long as needed for the purposes for which it was collected, or as long as the law requires (for example for accounting). It is then deleted or anonymized, that is, made impossible to link to you.

Accounts and profiles that you do not claim, expired invitations and the information of people who have left an organization are deleted automatically. When a member leaves an organization, their contacts that are not shared with the organization are deleted 30 days after they leave; those of an organization that ends its subscription, shared ones included, are deleted 30 days after its last member leaves. Contact details received through a card are deleted from our database no later than 12 months after they are sent, without extension: the exact period is the one announced in the information notice shown before sending (see section 7). The status and the notes that the cardholder writes about a contact are deleted at the same time as the contact. Reports about a form are deleted 12 months after they are handled. The statistics about visits to profile pages (aggregated counters, without any identifier) are kept by day for 90 days, then grouped by month, for as long as the profile exists; they are deleted with it. The log of an organization's administrator actions (account identifiers only) is kept for as long as the organization exists, then deleted with it. Encrypted backup copies of our database are kept for up to 60 days, then destroyed. Login sessions (IP address and dates) are deleted automatically after 90 days without use. The trace of an erasure (the date, the number of items erased and an irreversible fingerprint of the email) is kept for 3 years. To find out the retention period that applies to your information, write to us at confidentialite@koneq.ca.

6. Your profile address

• The address of your profile (app.koneq.ca/p/…) is a string of 8 random characters, generated by the system. It does not contain your name, you do not choose it, and it does not change, because it is encoded in your physical card.
• Anyone who taps your card, or who knows the address, sees your profile as long as your subscription is active and your card is activated. Otherwise, the profile is hidden: only a waiting page is shown, without your name, your email or your phone number.
• What you put in your profile is public at that point: choose it accordingly. Your photos are accessible by their address.
• Addresses created before October 5, 2026 may have been chosen by their holder and may contain a name.
• In an organization account, a member's address is also random: neither the member nor the administrator chooses it.
• Page in French or in English: the cardholder can offer their page in English. A FR | EN button then appears at the top of the page, and the cardholder chooses the language in which it opens. The language is decided at each visit: we keep no cookie and no language preference, and we do not read the language of your browser.

7. If you exchange your contact details with a cardholder

This section is for you if you filled in the "Exchange contact details" form on a profile.

• What you give: first name, last name, email and, depending on the cardholder's form, phone number, company and job title (some are optional), as well as your answers to the questions the cardholder (or, for a team profile, the organization) chose to ask (for example your need or your timeline). We also keep the language of the page, the campaign or source of the link you used (for example a QR code shown at a trade show) and the version of the information notice that was shown to you.
• Protection against abuse: to detect automated submissions, we briefly count attempts based on a fingerprint of your IP address (see section 9). If unusual activity is detected, an anti-bot verification is requested before sending.
• Who receives it: the person whose profile you opened (the cardholder) receives a summary email containing your name, your email and, if you gave it, your phone number. The other information (company, job title, answers to the questions, campaign or source of the link) is not in the email: they view it, and can export everything, from their dashboard. They may also keep it in their own tools (copies, exports, management tools): they are then responsible for protecting it and for how long it is kept. They may also have each new contact sent automatically to their own system (webhook), under their responsibility; this sending contains no status and no note. For an organization profile, the information notice also names the organization, whose administrators receive these contact details. koneq also keeps it in its database and sends the email through our email sending service.
• No solicitation: the cardholder commits, in our terms of use, to use your contact details only to answer your request and to get back to you about it, and remains responsible for compliance with Canada's anti-spam legislation.
• Follow-up by the cardholder: the cardholder may record a status (for example "contacted") and notes about your contact; koneq keeps them with your contact details and uses them only for this follow-up. They are deleted at the same time as your contact details and, if you ask for access to your information, we give you a copy.
• How long: see section 5. We delete it from our database no later than 12 months after you send it, without extension; the exact period is the one announced in the information notice that was shown to you. A new submission from you is a new collection, with its own period. Copies that the cardholder made (email, export, management tools) are their responsibility.
• Responsible parties: the cardholder and koneq are jointly responsible for this information, because the cardholder also has access to it.
• To withdraw your information or access it: write to confidentialite@koneq.ca with the email you used. We delete it from our database and we ask the cardholder to delete theirs.
• Reporting a form: if the form seems to ask for inappropriate information or to mislead people, the "Report this form" link lets you tell us. The report is anonymous: a category and an optional message, with no email and no IP address. koneq can deactivate a reported form. A handled report is deleted 12 months later.
• Age: this form is for people aged 14 and over.

Short notice shown in the form:

Your contact details are sent to [first and last name of the cardholder] so [first name] can get back to you. koneq keeps them for up to 12 months, then deletes them. [first name] may also keep them in their own tools, and is then responsible for them. They are hosted outside Québec. Details and your rights (detailed panel in the application, with the link to the policy)

8. Your rights, and how to exercise them

You can ask for:

• access to your information and a copy (in a commonly used technological format);
• the correction of inaccurate information;
• the erasure of your information or the end of its use, to the extent that the law does not require us to keep it;
• the withdrawal of your consent.

How: write to confidentialite@koneq.ca. We may ask you to prove your identity. We reply within 30 days. We tell you what we did, and what we keep and why. If our answer does not satisfy you, you can file a complaint with the Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca).

For a request about contact details received through a card, we reply to the email address concerned and, for an erasure, we ask you to confirm it by replying. We delete your information from our database, we ask the cardholder to delete theirs, and we keep for 3 years a trace of the erasure: the date, the number of items erased and an irreversible fingerprint of your email (not your email). The copy of your information includes, where applicable, the status and the notes that the cardholder wrote about you.

Your order data is also held by Shopify, which offers its own portal: privacy.shopify.com. Payment data is held by Stripe.

9. Cookies and tracking technologies

• Necessary cookies: login session (app.koneq.ca), cart (store), security. They do not require your consent.
• Measurement and advertising cookies: Google Analytics and Meta (Facebook) on koneq.ca, installed by the Shopify apps "Google & YouTube" and "Facebook & Instagram". They start only after your agreement, through the banner shown on your first visit. You can change your mind at any time.
• The application and the profile pages use neither Google Analytics nor Meta.
• Measurement of profile page visits: each profile page counts, in an aggregated way, the number of page visits, contact card downloads, contact detail exchanges and clicks on action buttons (the type of button only: never the number, email or address), by day, according to where the link came from (NFC card, QR code, etc.) and the language of the page. No cookie, no visitor identifier, no IP address and no browser agent are kept: only a counter goes up. Robots and link previews are not counted. These figures are visible to the cardholder.
• Click limit: to prevent a script from inflating these counters, clicks on action buttons are limited by a fingerprint of your IP address (a one-way calculation made with a secret key) that erases itself after a few minutes.
• At sign-up, an anti-bot service checks that you are not a robot.
• On the "Exchange contact details" form of a profile page, this verification appears only if unusual activity is detected (many attempts from the same address or toward the same profile). To detect it, we count attempts for a few minutes based on a fingerprint of your IP address, that is, a one-way calculation made with a secret key: these counters do not contain your IP address itself. Each fingerprint erases itself shortly afterward.

10. Security and privacy incidents

We protect your information with restricted access, encryption of exchanges, and separation of data. No measure is perfect.

A privacy incident is unauthorized access to, use of or disclosure of information, or the loss of information. We keep a register of incidents. If an incident presents a risk of serious injury, we notify the Commission d'accès à l'information and the people concerned with diligence.

11. Deleting your account

You can delete your koneq account yourself, at any time, from your dashboard ("Delete my account"). The deletion is immediate and irreversible: there is no cooling-off period and no cancellation. To confirm it, you must read again what is going to happen, retype a confirmation phrase ("supprimer definitivement") and, if your login is more than 5 minutes old, enter your password.

What is deleted right away:

• your profiles, and therefore the operation of your physical cards: they cannot be reactivated;
• your photos (avatar and cover);
• the contact details of the people who exchanged with you through your cards;
• the statistics about visits to your pages;
• your access to koneq and your password;
• and your subscription is terminated immediately, without refund of the period already paid.

The addresses of your photos may remain visible for up to one hour, while our host's cache empties.

What is not deleted automatically:

• Stripe keeps the billing history: invoices, email, name, and the address of your card in the subscription description;
• Shopify keeps the history of your orders;
• our internal production record keeps your order number, the name displayed on your card and the link to your design, without your email or your contact details;
• our email sending service keeps, for a period limited by that service, the trace of the automatic emails sent;
• billing data is kept for accounting needs, for the period required by law.

The trace of the deletion: so that we can confirm to you later that the deletion took place, koneq keeps for 3 years the date, what was deleted, and an irreversible, salted fingerprint of your email (not the email, not the name). It remains personal information, because whoever holds your email and our secret key can find the line: this is what allows us to answer your verification.

Asking for erasure of what remains: write to confidentialite@koneq.ca. We erase what the law does not require us to keep, and we reply with the list of what is erased and what is kept, with the reason.

Accounts linked to an organization: administrators cannot delete themselves in self-service (closing affects the team and billing). A regular member can ask for erasure at confidentialite@koneq.ca (see 2.3). Contacts shared with the organization are not deleted with a member's profile: they stay with the organization.

12. Minors

Our services (account, subscription) are intended for adults. The "Exchange contact details" form is for people aged 14 and over. We do not knowingly collect information from people under 14 without the consent of their parent or guardian. If you are a parent and think your child has sent us their contact details, write to us: we delete them.

13. Governance of your information

The person responsible (Léopold Canler, president), answers for the personal information koneq holds.

• Roles: the person responsible decides the purposes for which koneq collects and uses information, approves this policy and the practices described here, keeps the incident register and answers requests. The providers in section 3 act only on our instructions, under a written contract.
• Retention and destruction: see section 5. Contact details received through a card are deleted automatically once their period has ended, unclaimed accounts and profiles too, and deleting an account is immediate.
• Incidents: we keep a register of privacy incidents and we notify the Commission d'accès à l'information and the people concerned when the law requires it (section 10).
• Complaints: write to confidentialite@koneq.ca. The person responsible examines the complaint, answers you in writing within 30 days saying what was done and why, and corrects the practice concerned where needed. You can also contact the Commission d'accès à l'information du Québec.
• Review: this policy and these practices are reviewed at least once a year, and whenever a new feature touches personal information (we then assess its effects on privacy before offering it).

14. Changes

We may change this policy. The date at the top changes, and we notify you of important changes (by email or notice on the site) before they apply.